Как правильно составить запрос на предложение?
Запрос на предложение представляет собой простой и быстрый способ найти фирму, которая обеспечит нам конкретный товар или выполнит услугу. Качество предложений, которые мы получим, зависит в первую очередь от содержания составленного запроса. Ниже мы приводим справочную информацию о том, как правильно составить запрос на предложение.
Подробное содержание
Содержание запроса на предложение должно быть понятным для всех фирм, заинтересованных в составлении предложения. Точно укажите свои ожидания относительно существенного содержания предложения, а оференты подготовят предложения реализации данного заказа согласно с Вашими требованиями.
Параметры товара или услуги
Помните, чтобы Ваш запрос на предложение включал точное описание всех параметров товара или услуги.
Покупая продукт или материалы укажите, прежде всего: производителя, название, модель, количество (в том числе с единицей измерения), способ упаковки, срок доставки, место и адрес доставки;
Заказывая услугу, подготовьте: описание услуги, срок выполнения услуги, место выполнения, кто поставляет материалы;
При необходимости добавьте: условия оплаты, гарантийные и сервисные условия, необходимые разрешения и сертификаты поставщика, ожидания относительно процесса выполнения заказа (это могут быть этапы выполнения услуги или информация о способе выбора поставщика).
Условия гарантии
Опишите свои требования относительно условий гарантии и сервиса данного товара или услуги (возможность гарантийного ремонта в конкретном месте). Также Вы можете попросить поставщика определить принципы гарантийной политики.
Требования к оферентам
Укажите свои требования относительно периода существования фирмы на рынке, опыта в выполнении подобных работ или технического потенциала, необходимого для выполнения заказа, а также квалификации, которой должны обладать работники.
Рекомендации
Чтобы проверить надежность фирмы, попросите ее описать опыт в выполнении подобных заказов, а также добавить рекомендации, проекты, эскизы или фотографии, адрес сайта или ссылку на онлайн-портфолио. Можете также посетить главный офис и встретиться с руководителем или связаться с ним по телефону.
Контактные данные
Поместите в запросе на предложение свои контактные данные: номер телефона, адрес электронной почты и личную информацию. Возможность быстро связаться с Вами для уточнения запроса, позволит фирмам подготовить предложения, содержащие все необходимые параметры.
Критерии оценки предложений
Сообщите оферентов обо всех факторах, которые будут Вами оцениваться для того, чтобы они сосредоточили большее внимание на ключевых для Вас вопросах. Укажите, что Вас больше всего интересует - высокое качество или низкая цена. Отметьте, должна ли стоимость заказа покрывать расходы на транспорт.
Срок составления предложений
Важно точно оценить время, необходимое для подготовки предложения (изменение местонахождения, контакт с третьими лицами и т.д.) и на этой основе определить срок составления предложений. Он не должен быть слишком далеким от даты составления запроса на предложение, так как условия предложения, высланного раньше всех, могут измениться в связи с, например, изменением курса валют или временной недоступностью товара.
Форма оплаты
Напишите, какая форма оплаты Вас интересует: банковский перевод или оплата наличными, возможно, Вы заинтересованы в оплате частями или в иностранной валюте. Финансовые вопросы, как правило, очень важны и любые недоразумения в этом плане могут повлиять на Ваш имидж.
Запрос на предложение, подготовлен согласно этим критериям, позволит эффективно и действенно осуществлять процесс выбора предложений, а оференты смогут подготовить точные предложения.
