Покупки в великих компаніях
Хороша практика покупок в великих компаніях основана на конкретних принципах, за якими варто простежити крок за кроком. Нижче наводиться повна процедура в пунктах.
1. Інформаційний запит
Коли ми тільки починаємо будувати ділові відносини або не маємо уявлення про актуальні ринкові тенденцій в даній галузі, варто використати інформаційний запит.
Інформаційний запит (англ. Request for Information, RFI) - процедура, ціллю якої являється виявлення актуальної ситуації на ринку пропозицій даної галузі. Направлення RFI до потенційної групи контрагентів є підготовчим етапом в пошуках партнерів.
Інформаційний запит також може бути використаний в поєднанні з запитом на пропозицію або тендером. Дякуючи висиланню RFI до широкого кола потенційних контрагентів, ми отримаємо інформацію про доступні на ринку послуги, а також пов’язаний з ними обсяг робіт і обов'язків. Це дозволить нам підготувати точний зміст запиту або тендера, відповідно до можливостей постачальників або підрядників, на яких буде покладено виконання замовлення.
2. Угода про нерозголошення
Якщо ми вже встановили контакт з потенційними партнерами і проводимо з ними попередні переговори, пов'язані з предметом договору, часто необхідно поділитись певною інформацією, яка повинна залишитись закритою для третіх осіб. В такій ситуації, не забудьте заключити зі всіма людьми, які беруть участь в переговорах, угоду про нерозголошення, яка буде захищати нашу компанію від наслідків витоку будь-якої конфіденційної інформації.
Угода про нерозголошення (англ. Non-Disclosure Agreement) являє собою порозуміння між підприємцями, які почали переговори щодо укладення угоди. Являється однією з форм запобігання використанню або розкриттю конфіденційної інформації, яка являється секретною для підприємства і в той же час є необхідною для виконання угоди.
3. Тендер
Якщо ми маємо достатнє уявлення про ринок пропозицій в галузі, яка нас цікавить, ми можемо запросити компанію до розміщення пропозицій щодо виконання конкретної послуги або доствки товару. Найбільш поширеним способом вибору такої пропозиції являється тендер.
Тендер є однією з форм запрошення до розміщення пропозицій виконання послуги або доставки товару. Метою тендеру є вибір найкращої в кожному аспекті пропозиції, відповідно до попередньо визначених в умов. Відкритий тендер (необмежений) виникає тоді, коли його умови публікуються в загальнодоступних джерелах масової інформації: галузева преса, інформаційні бюлетені. До участі запрошується невизначене коло зацікавлених сторін. Про закритий тендер (обмежений) можна говорити тоді, коли його зміст не опубліковується, а адресується до безпосередньо вибраних фізичних осіб, компаній або організацій.
4. Запит на пропозицію
Однією з форм, яка дозволяє вибрати найкращу пропозицію компанії, являється запит на пропозицію – інструмент, який часто використовується в бізнесі. Завдяки чітко сформульованому змісту, запит потрапляє тільки до тих постачальників або підрядників, які зацікавлені в реалізації конкретного замовлення. Запит на пропозицію, в якості традиційної форми вибору пропозиції, можуть використовувати як компанії, організації так і фізичні особи.
Запит на пропозицію (англ. Request for proposal) - це запрошення компаній і фізичних осіб до подачі комерційних пропозицій на поставку конкретного продукту або послуги, головним завданням якого являється відбір кращих пропозицій для реалізації угоди.
Оферент - це фізична особа, компанія або організація, яка виступає з пропозицією у відповідь на запит про виконання послуг або доставки товару.
Запит на пропозицію повинен включати інформацію:
- Параметри товару або послуги
- Максимальна ціна
- Термін реалізації
- Регіон доставки
- Форма оплати
- Одиниця виміру (наприклад, кількість, вага, обсяг і т.д.)
Детальніше в статті: Як правильно скласти запит на пропозицію
5. Пропозиції компаній
Підприємці, зацікавлені в реалізації конкретних замовлень, можуть підготувати свої пропозиції в письмовому вигляді і надіслати електронною поштою, звичайною поштою, факсом або усно переказати в ході зустрічі представника компанії з замовником. Пропозиція, внесена таким чином, називається офертою.
Оферта - це пропозиція щодо реалізації конкретного замовлення на основі волевиявлення заключення угоди. Пропозиція повинна детально окреслювати всі параметри, необхідні для реалізації транзакції і прийняти рішення про укладення співпраці.
Рекомендація являється позитивним висновком про фізичну особу, компанію або організацію, виражається частіше роботодавцями, замовниками і партнерами, метою якого є підтвердження якості послуг, що надавались даним суб’єктом. Рекомендації зазвичай мають письмову форму, але також можуть виступати в усній формі під час безпосередньої зустрічі або телефонного дзвінка.
6. Пояснення
Може трапитися так, що зміст запиту викликає сумніви або містить неточну інформацію, що робить неможливою або ускладнює підготовку пропозиції. У цьому випадку можна попросити замовника про надання додаткової інформації. Для того, щоб мати гарантію, що всі компанії підготують свої пропозиції на основі таких самих критеріїв, потрібно надати додаткову інформацію всім, хто зацікавлений в реалізації угоди.
7. Короткий перелік і вибір постачальника або підрядника
Можна створити короткий список потенційних постачальників або підрядників згідно з критеріями. Список містить від трьох до п'яти компаній, на яких можна зосередити свою увагу. Це дозволяє підготуватися до детальних переговорів з даними компаніями. Якщо з'ясується, що, в зв’язку зпевними причинами, переговори не можуть відбутись, можна вибрати компанію з-поза короткого переліку. Проте, це трапляється відносно рідко.
8. Підписання угоди
Після вибору найкращої пропозиції обидві сторони підписують угоду згідно з прийнятими умовами.
