Як правильно скласти запит на пропозицію?

Запит на пропозицію - це простий і швидкий спосіб знайти компанію, яка доставить нам конкретний товар або виконає послугу. Якість пропозицій, які ми отримаємо, залежить в першу чергу від змісту складеного запиту. Нижче ми наводимо довідкову інформацію про те, як правильно скласти запит на пропозицію.

Докладний зміст

Зміст запиту повинен бути зрозумілим для всіх Компаній, зацікавлених в складанні пропозиції. Опишіть детально свої вимоги, для того щоб оференти змогли підготувати пропозиції щодо реалізації даного замовлення згідно з Вашими потребами.

Характеристики товару або послуги

Пам'ятайте, щоб Ваш запит на пропозицію включав точний опис всіх хараетристик товару або послуги.

• Купуючи продукт або матеріали, вкажіть перш за все: виробника, назву, модель, кількість (у тому числі з одиницею виміру), спосіб упаковки, термін доставки, місце та адресу доставки;
• Замовляючи послугу, вкажіть інформацію: опис послуги, термін виконання послуги, місце виконання, постачальника матеріали;
• При необхідності додайте: умови оплати, гарантійні та сервісні умови, необхідні дозволи та сертифікати постачальника, очікування щодо процесу виконання замовлення (це можуть бути етапи виконання послуги або інформація про спосіб вибору постачальника).

Умови гарантії

Опишіть свої вимоги щодо гарантійних умов та сервісу даного товару або послуги (можливість гарантійного ремонту в конкретному місці). Також Ви можете попросити постачальника окреслити принципи гарантійної політики.

Вимоги до оферентів

Вкажіть свої вимоги щодо періоду існування Компанії на ринку, досвіду у виконанні подібних робіт або технічного потенціалу, необхідного для виконання замовлення, а також кваліфікації, якою повинні володіти робітники.

Рекомендації

Щоб перевірити надійність компанії, попросіть її описати досвід в виконанні подібних замовлень, а також додати рекомендації, проекти, ескізи або фотографії, адресу сайту або посилання на онлайн-портфоліо. Ви можете також відвідати головний офіс і зустрітися з керівником або зв’язатися з ним по телефону.

Контактні дані

Додайте в запиті на пропозицію свої контактні дані: номер телефону, адресу електронної пошти та особисту інформацію. Можливість швидко зв'язатися з Вами для уточнення запиту дозволить Компаніям підготувати пропозиції, що містять всі необхідні вимоги.

Критерії оцінки пропозицій

Повідомте оферентів про всі пункти, які будуть оцінюватися Вами для того, щоб вони зосередили більшу увагу на ключових для Вас пунктах замовлення. Вкажіть, що Вас цікавить більше - висока якість чи низька ціна. Зазначте, чи вартість замовлення має покривати витрати на доставку.

Термін представлення пропозицій

Важливо точно оцінити час, необхідний для підготовки пропозиції (зміна місцезнаходження, контакт з третіми особами і т.д.) і на цій основі визначити термін представлення пропозицій. Він не повинен бути занадто віддаленим від дати розміщення запиту на пропозицію, так як умови пропозиції, надісланої раніше всіх, можуть змінитися в зв’язку з, наприклад, зміною курсу валют або тимчасовою недоступністю товару.

Форма оплати

Напишіть, яка форма оплати Вас цікавить: банківський грошовий переказ чи оплата готівкою, можливо Ви зацікавлені в оплаті частинами або в іноземній валюті. Фінансові питання, як правило, дуже важливі і будь-які непорозуміння в цьому випадку зможуть негативно вплинути на Ваш імідж.

Запит на пропозицію, підготовлений згідно з цими критеріями, дозволить ефективно та дієво здійснювати процес вибору пропозицій, натомість оференти зможуть підготувати точні пропозиції.

Прочитайте також:

• Переваги для Постачальників і Виконавців
• Переваги для Замовників і Покупців
• Отримайте пропозиції компаній з Вашого pегіону
• Приєднайтеся до наших Компаній